Digitalização de Email
Assim que uma caixa de correio está ligada, o Campbooks mantém-na sincronizada em segundo plano e processa as mensagens e os anexos que encontra.
Como funciona a digitalização
- Digitalização — uma tarefa em segundo plano obtém novas mensagens da API do fornecedor.
- Deduplicação — as mensagens são identificadas pelo ID de mensagem do fornecedor, pelo que uma mensagem nunca é ingerida duas vezes.
- Processamento — cada nova mensagem é analisada (triage) e os seus anexos são transferidos.
- Criação de documentos — cada anexo torna-se um Documento e é colocado na fila para classificação por IA.
Digitalização automática
A digitalização corre segundo um agendamento sem qualquer configuração. Uma sincronização incremental rápida corre a cada minuto, e uma varredura mais completa corre a cada 15 minutos como rede de segurança.
A sincronização incremental usa o mecanismo delta nativo de cada fornecedor em vez de percorrer toda a caixa de correio, pelo que é rápida e eficiente:
| Fornecedor | Estratégia incremental |
|---|---|
| Google Workspace | Gmail History API |
| Microsoft 365 | Consultas delta do Microsoft Graph |
| Zoho Mail | Obtenção por janela de mensagens recentes |
Digitalização manual
Também pode desencadear uma digitalização manualmente: aceda a Digitalizações de Email e inicie uma nova digitalização para uma conta à sua escolha. Cada digitalização é registada para que tenha um registo de auditoria do que correu e quando.
Estado da digitalização
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendente | Digitalização em fila, aguarda execução |
| Em execução | Digitalização em curso |
| Concluída | Digitalização terminada com sucesso |
| Falhou | A digitalização encontrou um erro |
O que acontece a cada mensagem
À medida que as mensagens chegam, o triage de IA categoriza-as, atribui uma prioridade e escreve um breve resumo, para que a caixa de entrada se organize sozinha e o que precisa de si suba ao topo. (O triage só corre quando um fornecedor de IA está configurado — caso contrário, as mensagens continuam a sincronizar, apenas sem os sinais de IA.)
Os anexos passam por uma cadeia de processamento:
- Transferência — os ficheiros são armazenados via Active Storage (disco local ou S3).
- Criação — é criado um registo de Documento para cada anexo.
- Classificação — a IA determina o tipo de documento e extrai os seus campos. Consulte Classificação de Documentos.
- Indexação — o documento é indexado para pesquisa.
Visualizar mensagens
As mensagens digitalizadas aparecem nas vistas Caixa de Entrada e Mensagens de Email, onde pode ler a mensagem completa e os seus anexos, responder, etiquetar e organizar, mover mensagens entre pastas e agir sobre sugestões geradas por IA. Os fluxos de trabalho também podem disparar automaticamente em cada mensagem recebida — consulte Fluxos de Trabalho.